Description de l'annonce:

Dans le cadre de son fort développement, 3N-Secure, une campanie agrée ipar l'Etat, innovante et spécialisée dans la vente, l'intégration et la distribution des systèmes de sécurité électronique, cherche à recruter :

Une assistante de direction chargée de :

Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil

Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.

Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
Gérer les notes de frais.
Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).

Communication

Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).

Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Activités éventuelles

Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
Réaliser un suivi administratif du personnel.
Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).