Description de l'annonce:

Activité principale

L’assistanat de direction est un métier très important puisqu’il consiste concrètement à assister un dirigeant d’entreprise dans l’accomplissement de ses tâches au quotidien. L’assistant de direction entreprend une relation très spécifique avec le cadre dirigeant pour lequel il travaille.

Missions principales

Comme son nom l’indique, une assistante de direction a pour principal rôle d’assister un haut responsable, un cadre dirigeant ou un directeur d’entreprise. A ce titre, elle doit mettre toutes ses compétences et son savoir-faire au service de son département pour optimiserla gestion des activités. Les principales missions d’une assistante de direction concernent lagestion de planning, l’accueil, l’organisation des déplacements, la préparation des réunions, la communication, le suivi et traitement du courrier, etc.

L’assistante de direction s’occupe également del’organisation et de la coordination des informations internes et externes. Il peut parfois s’agir d’informations confidentielles relatives au fonctionnement de l’entreprise. L’assistante de direction peut aussi être amenée à manager tous les événements spécifiquescomme les salons, les réunions, les conférences, etc. 

Qualités requises

Une assistante de direction est souvent de formation professionnelle ou, un diplôme de niveau Bac peut également aboutir à ce poste moyennant une formation en secrétariat ou une expérience professionnelle réussie dans ce domaine.

Le métier d’assistanat de direction exige en outre une maîtrise du Pack Office (Word et un très bon niveau d’anglais et du français. Ce métier requiert également un sens aigu de l’organisation, de la rigueur, des capacités relationnelles développées, de bonnes capacités rédactionnelles et une aptitude à travailler en équipe.

Avec une formation complémentaire de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues, le métier d’assistanat de direction permet aussi à accéder à des postes à responsabilité. 

Un métier de spécialisation

Tous les dirigeants d’entreprise ont besoin d’une assistante de direction. Egalement appelée « Office manager » ou « Attachée de direction », l’assistante de direction peut se spécialiser dans un domaine spécifique. Bon nombre d’entreprises recherchent actuellement de nouvelles compétences pour améliorer leur environnement de travail. Certains dirigeants d’entreprise confient même la gestion du budget et le reporting d’activités à leur secrétaire de direction.

Principales tâches

• Coordonner l'activité d'une équipe
• Faire le suivi de l'évolution d'un dossier professionnel 
• Faire le suivi des conditions d'exécution d'un contrat
• Mettre en place un dossier professionnel 
• Passer des commandes de fournitures, matérielles ou consommables et faire le suivi des livraisons
• Etablir un tableau de bord 
• Organiser la logistique des formations et des recrutements 
• Faire un suivi d'activité 
• Réaliser un suivi administratif du personnel 
• Faire une mise à jour de la documentation professionnelle et réglementaire 
• Organiser des actions de communication 
• Faire le tri des documents, archives, fonds documentaires et informations professionnelles 
• Organiser l'archivage des documents importants 

Compétences

• Outils bureautiques
• Gestion administrative
• Normes rédactionnelles
• Méthode de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

Diplômes

·  Niveau Universitaire