Description de l'annonce:

Assiste un ou plusieurs responsables (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d’événements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).

Activités

·  Accueillir une clientèle

·  Filtrer des appels téléphoniques

·  Organiser le planning d'un responsable, collaborateur

·  Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)

·  Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)

·  Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)

·  Réaliser la gestion administrative des contrats

·  Organiser des déplacements professionnels

·  Préparer et organiser des réunions

·  Saisir des documents numériques

·  Réaliser la gestion administrative du courrier

Compétences

·  Outils bureautiques

·  Gestion administrative

·  Normes rédactionnelles

·  Méthode de classement et d'archivage

·  Modalités d'accueil

·  Techniques de prise de notes

·  Techniques de numérisation

·  Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)

• Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Archiver des documents de référence
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
• Organiser des actions de communication
• Réaliser un suivi administratif du personnel
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
• Suivre les conditions d'exécution d'un contrat