Description de l'annonce:

En tant qu'assistante administrative et financière du Groupement d'Intérêt Économique, votre mission consiste à

fournir un soutien essentiel à la gestion quotidienne et aux activités financières de l'organisation.

Activités

Mission 1 : Affaires générales (gestion administratives et juridiques)

Activités principales :

• Assurer la gestion quotidienne des tâches administratives, telles que la gestion des appels téléphoniques,

l'accueil des visiteurs, la gestion du courrier et des courriels, la rédaction de documents administratifs, et la

tenue à jour des dossiers.

• Aider à la gestion des ressources matérielles et logistiques du GIE, y compris l'approvisionnement en fournitures

de bureau et la coordination des services généraux.

• Participer au suivi des projets en cours, en collaborant avec les responsables de projets et en maintenant des

tableaux de suivi des échéances et des progrès.

• Contrôler l’application des règles et procédures administratives,

• Analyser en concertation avec les services centraux la réglementation et veiller à son application,

Mission 2 : Affaires budgétaires et financières

Activités principales :

• Collaborer avec le comptable pour effectuer le suivi des factures, les enregistrements comptables de base et

les opérations financières courantes

• Contribuer à l’élaboration des budgets

• Suivre et analyser l'engagement et l'exécution des dépenses et recettes,

• Contrôler l'exécution financière des contrats et conventions,

• Construire et mettre en place des outils d’analysé ou de pilotage : tableaux de bord, indicateurs.

• Suivre les procédures d'achats et de marchés en cours (appel d'offres, attribution, etc.)

• Etablir les rapports de suivi des dépenses engagées (photos,etc….)

Mission 3 : Organisation d’évènements

Activités principales :

• Participer à l'organisation des réunions internes et des événements du GIE, en assurant la logistique

nécessaire et en préparant la documentation requise.

• Gestion logistique de l’évènement (traiteur, réservation de salles, location de mobilier, objets publicitaires)

• Collaboration avec le comité d’organisation pour assurer la logistique en fonction du programme de

l’évènement et la signalétique

• Etude des offres des fournisseurs pour les différentes prestations liées à l’évènement

• Suivi budgétaire de l’évènement

• Collaboration avec l’agence de communication

Compétences

• Savoir organiser la documentation technique et juridique et en assurer la veille,

• savoir organiser l'archivage,

• Savoir traiter et diffuser l'information pertinente aux acteurs concernés,

• Savoir contrôler la qualité de l'information,

• Maîtriser les outils de communication et l'informatique administrative,

• Maîtriser les techniques de communication interne et externe.

• Préparation du budget

• Mise en œuvre des budgets de personnels), de fonctionnement, d'intervention et d'investissement :

engagements juridiques et comptables, relations avec le comptable

• Suivi et coordination de l'exécution budgétaire

• Elaboration de tableaux de bord

• Logique, rigueur, précision, méthode ; rapidité, réactivité, sens de l'urgence et des priorités ; disponibilité

Environnement & contexte de travail

Relation hiérarchique : présidente

Relations fonctionnelles :

Internes

• Comptable

• Coordinateur

• Membres du bureau exécutif

Externes

• Fournisseurs

• Clients

• Organismes publics

• Organisations internationales et bailleurs de fond

• Banques

Exigences du poste :

Formation : Diplôme d'études supérieures en administration, gestion ou domaine connexe.

Expérience : Une expérience préalable de plus d’une année en tant qu'assistante administrative

Compétences techniques : Excellente maîtrise des outils informatiques courants (traitement de texte, tableurs,

logiciels de communication). Des connaissances en comptabilité peuvent être un atout supplémentaire.

Langues :

Maitrise du français, l’Anglais et arabe

Compétences organisationnelles : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à hiérarchiser les priorités et à

respecter les délais.

Communication : Excellentes compétences en communication écrite et verbale, capable de travailler en équipe et de

communiquer efficacement avec les membres du GIE.

Adaptabilité : Capacité à s'adapter à un environnement de travail en évolution constante et à faire preuve de

flexibilité.

Confidentialité : Respect strict de la confidentialité des informations traitées au sein du GIE.