Description de l'annonce:

Nous recherchons deux assistant(e)s expérimenté(e)s pour le compte de notre client japonais.

Missions :

1. Appui à la gestion administrative courante du programme :

   • Apporter un soutien à l’organisation et à la gestion courante du programme au bureau (organisation de réunions, gestion de l'envoi, de la réception et de la distribution des courriers dans les délais impartis).
   • Assurer la logistique d’accueil, d’affectation et de départ des missions.
   • Gérer et suivre les missions (réservation des billets d'avion, d'hôtels, organisation de l’accueil et du transport, etc.).
   • Saisir, mettre en forme et diffuser des comptes rendus de réunions, de séminaires ainsi que des documents administratifs (courriers, rapports).
   • Réaliser diverses tâches administratives telles que photocopies, collecte et distribution du courrier entrant, dispatching du courrier sortant, et recherche de dossiers.

2. Appui à la gestion financière courante du programme :

   • Préparer les dossiers de dépenses (définition des spécifications, demande de devis, approbation interne, réception et traitement des factures, etc.) et mettre à jour le suivi des dépenses.
   • Gérer la collecte, l’archivage et la transmission des justificatifs nécessaires.
   • Mettre en place et maintenir un système efficace et efficient de gestion et d’archivage des dossiers, tel que défini par le bureau.
   • S'assurer de l’accomplissement de toute autre tâche liée à la gestion administrative, financière et logistique du programme.

Qualifications et expériences requises :

• Titulaire d’un BAC+3 ou tout diplôme équivalent.
• Excellente maîtrise des logiciels bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, etc.).
• Excellentes capacités d’organisation, de communication et de rédaction.
• Maîtrise du français et de l'anglais (écrit/oral).
• Expérience professionnelle générale d’au moins 1 an.

Aptitudes et comportements professionnels :

• Sens de l’organisation.
• Fiabilité et ponctualité.
• Ethique professionnelle, respect de la confidentialité et de la réserve nécessaires à l’exercice de la fonction.
• Bon relationnel.
• Disponibilité et discrétion.