Description de l'annonce:

L'agence belge de développement en Tunisie recrute un.une Assistant.e Logistique pour intégrer son Hub de services de support qui rend des services (Finances, contrats, logistiques, IT) aux équipes de mise en œuvre de ses projets.

Le Hub de services de support en Tunisie comprend aussi un expert contractualisation, un responsable administratif et financier, un comptable et un gestionnaire de marchés publics.

Le recrutement de l’Assistant.e Logistique concerne le projet SILA.

Ce projet de lutte contre les violences basées sur le genre vise à répondre aux différents défis et difficultés majeurs que rencontrent les acteurs impliqués dans la lutte contre les violences basées sur le genre en Tunisie. En son sein, le projet qui est mis en œuvre par Enabel vise le renforcement des capacités du Ministère de la Famille, de la Femme, de l’Enfance et des Personnes âgées pour un cadre de coordination harmonisé entre l’ensemble des Partenaires Techniques et Financiers de manière à renforcer la cohérence et l’opérationnalité de la prise en charge des Femmes Victimes de Violences (FVV). Au niveau régional, le projet vise le renforcement des Instances Régionales de Coordination (IRC) pour une meilleure prise en charge des FVV et pour un service multisectoriel. L’appui visera également la collecte et l’analyse des données sur les VBG au niveau régional en collaboration avec les 5 ministères clés et les organisations de la société civile (OSC) ainsi que le renforcement des capacités d’innovation des OSC

L’objectif général du projet d’Enabel est le suivant : « Plus de femmes et de filles, notamment les plus marginalisées et celles vivant dans des situations vulnérables, peuvent exercer leurs droits humains de mener une vie exempte de toutes formes de violences. »

Description de la fonction

Sous la supervision du Responsable administratif et financier, l’Assistant.e Logistique d’une part, s’occupe de la gestion administrative du bureau et d’autre part donne un appui à la gestion logistique du bureau, en collaboration avec le gestionnaire de marchés publics afin d’assurer un environnement de travail pour que les collègues puissent se concentrer sur leur cœur de mission.

Il/Elle travaillera en collaboration avec les membres de l’équipe affectés à la mise en œuvre du programme, et sera principalement chargé des tâches suivantes :

1.1.1  Comme Support administratif

•  Gérer le courrier in/out

•  Assurer un soutien administratif général (copies, scanner les documents, …)

•  Rédiger des lettres/documents

•  Assurer le lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans des textes ;

•  Tenir les agendas.

1.1.2  Comme Organisateur

•  Assurer l’organisation et le suivi de réunions ou d’évènements internes ou externes afin d’en favoriser le bon déroulement et d’assurer la diffusion d’information à tous les participants.

•  Assurer une organisation pratique des réunions (réservation, envoi invitations, matériel de réunion, équipement, …) ;

•  Elaborer des rapports de réunions dans des cas spécifiques ;

•  Diffuser des rapports/documents vers les principaux concernés.

1.1.3  Comme Support logistique

•  Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat et Commander le matériel nécessaire ;

•  Contrôler de façon proactive les stocks et gérer le stock ;

•  Préparer les bons de commande et élaborer les ordres de mission ;

•  Prendre des dispositions pratiques et apporter un soutien aux missions (réservations d’hôtels, réception à l’aéroport, déplacements, disponibilité des véhicules, etc.) ;

•  Fournir un soutien aux projets d'acquisition et de gestion de matériel / d'équipement ;

•  Être responsable de l'organisation de réceptions ou d'autres événements ;

•  Prendre en charge l'installation sur le site d'équipements tels qu'un rétroprojecteur ou un vidéoprojecteur, un télécopieur et un scanner, et savoir comment les utiliser ;

•  Rester en contact avec les fournisseurs et rechercher des informations ;

•  Effectuer les formalités d’abonnement telles que l'électricité, l'eau, les services téléphoniques, et veiller à leur bonne utilisation.

1.1.4  Comme Gestionnaire de documentation

•  Classer et archiver la documentation de tout type (papier/digital) ;

•  Mettre à jour les informations pertinentes (planning, document, serveur, SharePoint…) ;

•  Collecter la documentation de façon proactive et la diffuser ;

•  Gérer les archives physiques et électroniques ;

•  Veiller au respect des procédures d’Enabel et des textes réglementaires en matière de passation et de gestion des marchés, aussi bien pour le fond que pour la forme ;

•  Préparer les dossiers d’appel d’offres et les autres documents administratifs relatifs à l’exécution de la prestation ;

•  Participer aux séances d’ouverture et d’analyse des offres des prestataires de services et préparation des procès-verbal (PV) y relatifs.

1.1.5  Comme téléphoniste-réceptionniste

•  Accueillir et diriger/orienter les visiteurs ;

•  Répondre et transférer l’appel vers les personnes concernées ;

•  Actualiser la liste téléphonique des contacts professionnels de la représentation (internes et externes) ;

•  Appeler les collaborateurs externes sur demande ;

Votre profil

Niveau de formation requis :

-  Diplôme d’enseignement universitaire ou technique en comptabilité, en gestion ou équivalent, de niveau bac +2 ou bac +3 ;

Expériences requises et/ou souhaitées :

-  Expérience d’au moins 3 ans dans une expérience similaire ;

-  Expérience minimum d’une année dans un projet/programme de développement ;

Connaissances requises et/ou souhaitées :

-  Bonnes connaissances des techniques d’archivages ;

-  Bonnes connaissances des procédures comptables ;

-  Bonnes connaissances des procédures des marchés publiques ;

-  Bonnes capacités rédactionnelles, en français et en arabe ;

-  Excellente maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, environnement Windows, logiciels comptables, …) ;

-  Capacité avérée en communication et en expression orale ;

-  Capacité d’écoute, d’analyse et de synthèse ;

Lors de la sélection, une attention particulière sera accordée aux aspects suivants de sa personnalité :

-  Excellente capacité à travailler en équipe ;

-  Communicateur aisé et ouvert, il/elle est capable de se faire comprendre et de se mettre au niveau de son interlocuteur ;

-  Dynamique, il/elle a un fort pouvoir de conviction et de mobilisation ;

-  Rigoureux-se et autonome ;

-  Mobilisateur, il/elle maîtrise l’art de faire sortir les meilleures idées des autres ;

-  Dispose à effectuer de fréquents déplacements sur le terrain ;

Nous vous offrons

•  Une fonction passionnante, diversifiée dans un environnement multiculturel

•  Une place centrale dans une équipe dynamique et engagée

•  Un contrat de travail à durée déterminée de minimum  2 ans, basé à Tunis, avec déplacements éventuels locaux et à l’international

•  Un package salarial très attractif composé d’un salaire compétitif en fonction de votre expérience, d’un 13ème mois, d’une assurance complémentaire santé, d’une épargne salariale, d’une prime de scolarité, d’une prime de vacances...