Description de l'annonce:

Crit recrute pour le compte de son client un Responsable administratif et financier:

Description du poste

La/le responsable administratif et financier est sous l’autorité hiérarchique de la Directrice du centre, est en lien avec les services financiers et administratifs des différents partenaires.

La/le Responsable Financier assure le traitement des opérations comptables, financières et administratives.

Elle/il est en charge de l’application et du suivi des procédures de gestion administratives et financières au niveau du centre.

La/le RAF prépare les reportings financiers internes et externes et les audits y afférents.

Dans sa phase initiale, The Dot bénéficie quasi-exclusivement de financements gérés en direct par les différents bailleurs de fonds. Il s’agit donc d’organiser et d’appuyer leurs interventions respectives. The Dot ne bénéficiera d’une gestion financière et d’une gestion de trésorerie propre qu’une fois le modèle juridique mis en place. 

MISSIONS : les principales missions confiées au responsable administratif et financier sont les suivantes :

Mise en place du modèle juridique et financier de The Dot :

En collaboration avec la Directrice du Centre et des consultants externes 

·  Développer, proposer et mettre en application un modèle juridique pour The Dot

·  Développer le BP et le modèle économique

·  Installer la structure juridique cible

Gestion financière et budgétaire :

·  Préparer les plans budgétaires en fonction des financements disponibles chez chaque partenaire

·  S’assurer des informations contractuelles et financières

·  Préparer et suivre les suivis financiers selon le format établi chez les partenaires

·  Vérifier les suivis financiers mensuels (imputation des dépenses, consommation, prévisions, etc.)

·  Préparer les reportings internes et externes (bailleurs de fonds)

·  Préparer et accompagner les audits ou les contrôles éventuels

·  Préparer les exercices budgétaires mensuels et semi-annuels des projets (budget initial, budget révisé et prévisions d’atterrissage)

Gestion de trésorerie (une fois la structure juridique mise en place) :

·  Compiler les prévisionnels de trésorerie de chaque financement

·  Réaliser l’envoi aux différentes parties prenantes et suivre la réception des fonds

·  Gérer les flux de trésorerie et garantir l’approvisionnement suffisant

·  S’assurer de la sécurisation des fonds et participer aux améliorations quant aux procédures en place au centre

Gestion administrative :

·  Superviser et contrôler la mise en place des règles et procédures administratives, financières et de Ressources Humaines

·  Superviser le suivi et la gestion des contrats de prestation de service 

·  S’assurer du suivi des contrats

·  Assurer l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs

·  S’assurer des sauvegardes régulières des documents de coordination ainsi que de leur archivage

·  Gérer avec les partenaires de mise en œuvre la préparation des contrats et assurer le respect des différents contrats.

Gestion de achats :

·  Préparer les plans de passation de marché

·  Lancer les procédures d’achats et s’assurer du respect des directives de passation de marché des partenaires.

·   Suivre la signature des différents contrats et la concrétisation des achats.

·  Assurer le suivi des procédures et tenir un état d’avancement.

·  Faire l’inventaire et le suivi des équipements en lien avec l’IT officer

Veille administrative :

·  Etre en veille quant aux évolutions des lois et politiques nationales

·  Préparer les déclarations et s’assurer du paiement des taxes si nécessaire (une fois la structure juridique mise en place)

Reporting

Il/ elle est en charge de :

-  La préparation et le développement de projets et des rapports financiers

-  Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national

-  Nouer des relations avec d’autres organisations internationales, autorités ou autres partenaires (le cas échéant)

Qualifications :

-  Formation supérieure en comptabilité, gestion administrative et financière avec 8 années minimum d’expérience sur des postes équivalents

-  Connaissance avérée d’ERP et du logiciel comptable SAGE

-  Capacité à travailler dans un contexte exigeant 

-  Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité 

-  Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation 

-  Parfaite maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel 

-  Qualités relationnelles, de travail en équipe 

-  Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports 

-  Excellente expression écrite et orale en français et en anglais.

Expérience professionnelle :

-  Expérience d’au moins 8 ans en gestion comptable, administrative et financière de projets humanitaires ou de développement 

-  Expérience d’encadrement d’équipe 

-  Expérience avec bailleurs et reporting financier exigée