Agent d'exploitation et de timbrage

Responsabilités Principales :

1.  Gestion des Dossiers ERP :

Ø  Ne jamais prendre en charge un dossier ERP incomplet en termes de détails ou de documents.

Ø  Solliciter les préavis, avis taxés, pli cartable, bons de restitution, etc., auprès des partenaires concernés.

Ø  Vérifier la validation de l'escalade et de la rubrique de chaque avis avant de les envoyer aux clients.

Ø  Créer de nouvelles factures fournisseurs dans chaque dossier ERP après vérification des détails avec le commercial concerné.

Ø  Valider, envoyer et imprimer les factures clients dans le système ERP.

Ø  Demander les chèques de timbrage au service financier.

Ø  Organiser le processus de timbrage avec nos fournisseurs grâce à notre agent pour assurer une remise à disposition (BAD) en temps voulu.

Ø  Vérifier les bons de livraison qui doivent être endossés par la banque lors de chaque timbrage.

Ø  Vérifier la modalité de paiement (chèque, traite, échéance, etc.) lors de chaque timbrage par rapport à ce qui est mentionné dans le système ERP.

Ø  Accorder une priorité totale au traitement des dossiers dangereux et Reefer.

Ø  Prendre des notes de toutes les informations pertinentes dans le dossier ERP (notes privées).

Ø  Mettre à jour le statut de chaque dossier dans le système ERP.

2.  Communication avec le Service Exploitation :

Ø  Examiner et prendre en charge tous les dossiers ERP ayant atteint le statut "En Attente de Timbrage".

Ø  Valider la libération des marchandises avec le service Exploitation avant leur arrivée à destination, qu'il s'agisse d'importation ou d'exportation.

Ø  Examiner les documents reçus dans un pli avant la récupération ou le transfert avec notre service Exploitation, nos partenaires ou le client.

Ø  Suivre les documents reçus par nos services ou nos partenaires nécessitant une traduction.

3.  Communication avec le Service Transit et Transport :

Ø  Demander toutes les informations nécessaires pour les dossiers Transit avant chaque embarquement.

Ø  Transmettre tous les détails nécessaires au service Transport Local pour chaque livraison avant 24 heures.

Ø  Fournir tous les documents et informations utiles au service Transit et au service Transport local en temps opportun pour éviter tout blocage.

Ø  Suivre et mettre à jour les dossiers Transit et Transport local pour notifier les clients en temps voulu.

Ø  Vérifier et mettre à jour les factures reçues de notre service Transit et Transport local.

4.  Communication avec le Service Financier :

Ø  Recevoir et transférer les chèques de timbrage avec leurs notes fondamentales (chèques, traites, espèces doivent être transférés au service financier le jour même).

Ø  Mettre à jour l'état des chèques de caution reçus et rendus par rapport au service financier (en maintenant les chèques de caution au Service Timbrage).