Assistante de Direction

Bank ABC Tunisie Recrute une Assistante de Direction, 

L’Assistante de Direction est chargée d’organiser et de gérer le planning du Directeur Général, de participer à la communication interne et externe de Bank ABC et d’assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés.

Missions et Responsabilitès de l'Assistante de Direction: 

• Assister le Directeur Général dans l’organisation de son emploi du temps et de ses activités professionnelles.
• Prendre et confirmer les rendez-vous du Directeur Général en fonction de son emploi du temps hebdomadaire.
• Recevoir, analyser et filtrer les appels téléphoniques (internes et externes) à l’attention du Directeur Général.
• Transmettre et orienter les appels au destinataire approprié selon le besoin exprimé.
• Prendre note et communiquer les messages reçus en absence.
• Communiquer tout courrier adressé ou élaboré par le Directeur Général (classique ou électronique).
• Préparer et faire valider les réponses relatives au courrier protocolaire.
• Effectuer, en cas de besoin, la saisie de tout courrier, note, présentation, etc… élaborer et proposer un premier projet le cas échéant.
• Accueillir et introduire les visiteurs ayant pris rendez-vous ; introduire les visiteurs sans rendez-vous en fonction de la disponibilité du Directeur Général, gérer les rendez-vous avec les collaborateurs.
• Organiser les missions du Directeur Général : rendez-vous, déplacements (local & international), réservations (hébergement et transport).
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Jouer un rôle de régulateur quant aux flux d’informations entre le Directeur Général et les Unités de la Banque ; optimiser la circulation des données (sélection, validation et confidentialité).
• Assurer la coordination et le suivi des demandes du Directeur Général avec les différentes Unités de la Banque.
• Gestion des Revues/Journaux.
• Assurer le suivi des correspondances et reportings avec la BCT, APTBEF, Siège Bahrain etc…, alerter d’avance sur les délais d’envoi et informer la Direction Générale en cas de retard.
• Prendre en charge des visiteurs étrangers (lettres d’invitations pour les visas, hébergements, déplacements, et collaborer avec les parties concernées pour les déplacements et installation dans les locaux de la banque.
• Gérer les salles de réunions au niveau de la Direction Générale.
• Gestion des clients VIP.