Description de l'annonce:

Au sein du Département Services Généraux, vous serez rattaché(e) au Facilities Manager :

Vos missions :

• Assistanat courant du Service
• Gestion du système de contrôle d’accès
• Gestion des arrivées et sorties (programmation des accès, remise de matériel Services Généraux)
• Accueil / interface des prestataires devant intervenir sur site (contrôle réglementaires, maintenance)
• Suivi des incidents survenant dans les locaux de EY (Sur les 3 sites) (fuites, climatisation, machine à café,…) puis action auprès des prestataires concernés.
• Gestion et suivi des demandes diverses collaborateurs
• Accueil des visiteurs et réceptions diverses : DHL, coursiers, La Poste…
• Gestion et suivi des fournitures
• Contrôle et validation des commandes de fournitures tous départements avec substitution de certaines références par des références équivalentes moins coûteuses
• Suivi des stocks
• Gestion et suivi des commandes des cartes de visite, papeterie personnalisée, tampons, consommables, affranchissement.
• Gestion des demandes de course
• Mise à jour des différents documents de suivi (budgets, prestataires, flotte auto)
• Vérification des factures fournisseurs (rapprochement commandes et BL) avant validation par votre Responsable
• En lien avec votre Responsable Travel 
• La gestion des déplacements :
  - Centraliser et optimiser les besoins en déplacements et voyages;
  - Définir les meilleurs itinéraires de voyage;
  - Conseiller et assister les collaborateurs dans l'organisation de leurs déplacements;
  - Assurer l'interface avec les prestataires externes;
  - Assurer la gestion administrative des demandes de visas;
  - Traiter les aléas quotidiens des voyages;
  - Suivre et mettre à jour des tableaux de bord liés aux déplacements (Hôtel, transport, etc.…), cartes d'abonnement;
  - Vérifier les factures et la bonne application des conditions négociées pour le Groupe

• De formation bac+4, vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques, notamment Excel.

Vous êtes rigoureux, et êtes force de proposition.

Vous justifiez d'une première expérience au sein d'un département de services généraux.

De nature curieux, vous êtes un bon communiquant.