Description de l'annonce:

Nous sommes un groupe de sociétés de renommées dans le domaine de la communication ; 

Nous recherchons une Coordinatrice administrative pour rejoindre notre société et jouer le rôle de point de contact entre la direction générale et le reste du staff

Les responsabilités de la Coordinatrice administrative comprennent le passage d’information fluide entre la direction générale et le reste des effectifs, le soutien des activités administratives au quotidien, le filtrage des appels téléphoniques et la planification de réunions internes. Pour réussir à ce poste, il faut posséder d’excellentes compétences en matière d’organisation, ainsi que la capacité de hiérarchiser les tâches et de respecter les délais.

La coordinatrice apportera un soutien administratif à notre personnel et veillera à ce que les procédures quotidiennes du bureau se déroulent sans encombres.

Responsabilités

·Prendre les appels et les rediriger de manière appropriée

·Traiter et rendre compte des dépenses de bureau

·Tenir à jour les archives physiques et numériques sur les salariés

·Organiser les réunions internes et externes

·Distribuer le courrier entrant

·Gérer et commander des fournitures de bureau

·Organiser les déplacements

·Organiser les documents de l’entreprise dans des systèmes de classement à jour

·Répondre aux questions des employés et des clients (par courrier électronique, par téléphone ou en personne)

·Préparer des présentations, feuilles de calculs et rapports

·Mettre à jour les politiques du bureau au besoin

·Communiquer les directives de la direction à l’ensemble du personnel 

·S’occuper du calendrier de la direction générale 

Exigences

·Expérience confirmée en tant que Assistante de direction, Coordinatrice administrative, Administrateur ou à un poste similaire

·Expérience pratique de MS Office Suite (en particulier MS Word et MS Excel)

·Connaissance des équipements bureautiques, notamment les fax et les imprimantes

·Connaissances mathématiques de base

·Bonnes compétences de gestion du temps et capacité à prioriser les tâches

·Excellentes compétences de communication orale et écrite

·Diplôme d’études secondaires ; une qualification supplémentaire en administration de bureau constitue un avantage