Un/une Assistant -e pour le département Protocole et voyages

La Délégation Régionale du Comité international de la Croix-Rouge (CICR) à Tunis

recrute :

Un/une Assistant -e pour le département Protocole et voyages

(Poste basé à Tunis)

Le/la candidat/e retenu/e contribue au bon déroulement des activités du département Protocole et voyages, notamment la coordination de la prise en charge des collaborateur-trice-s et des invité-e-s du Comité international de la Croix-Rouge à leur départ et à leur arrivée, ainsi que les formalités de voyage, les visas, les permis, les enregistrements officiels et l’hébergement.

Participe aussi à l’organisation des événements locaux et régionaux.

Profil - Minimum requis – Connaissances et expérience

·  Diplôme universitaire ou certificat technique supérieur

·  2 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire.

·  Excellente maitrise de l’outil informatique (Microsoft Office).

·  Parfaite maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit).

·  Flexibilité et disponibilité.

·  Bon sens d'organisation et des responsabilités.

·  Fort esprit d'équipe.

·  Montre un intérêt pour les activités humanitaires, celle du Comité international de la Croix-Rouge plus spécifiquement.

Responsabilités principales

• Participe à la prise en charge des collaborateur-trice-s et invité-e-s à leur arrivée et leur fournit un hébergement adapté; veille à ce qu’ils/elles disposent de toutes les informations et documents dont ils/elles ont besoin.
• Interagit avec les autorités compétentes (ministères, consulats, etc.) s’agissant des attestations, des visas, des permis, des enregistrements, etc..
• Gérer la communication entre les bureaux, les sous-délégations, les délégations et/ou le siège du Comité international de la Croix-Rouge concernant les déplacements du personnel, ainsi qu’avec les participant-e-s des manifestations/séminaires.
• Veille à la mise à jour de toutes les bases de données utiles concernant les collaborateur-trice-s, les missions et autres déplacements, la validité des papiers, les lieux de résidence et toute autre information pertinente (établissements scolaires, compagnies aériennes, numéros de téléphone, etc.).
• Participe à l’organisation des workshop et séminaires régionaux
• Gère les décaissements et les paiements en espèces de la délégation, y compris les avances sur les salaires et les avances sur opération ; Prépare le règlement des factures (en espèces, par chèque ou par virement bancaire) ; Traite et classe des documents pour les départements du support.