M&E Executive (Meetings & Events Executive)

Mission Principale

Le M&E Executive est responsable du suivi commercial et opérationnel des événements, réunions, conférences, séminaires, mariages et manifestations organisés au sein de l'hôtel. Il assure la coordination entre le client et les différents services afin de garantir le bon déroulement des événements et d'optimiser le chiffre d'affaires du segment MICE.

Responsabilités Principales

Développement Commercial

• Répondre aux demandes MICE et événements dans les délais définis.

• Préparer les propositions commerciales et devis.

• Assurer les visites d'inspection de l'hôtel.

• Développer un portefeuille de clients Corporate, Agences et Associations.

• Participer aux actions de prospection et de fidélisation.

Gestion des Événements

• Organiser et coordonner les événements confirmés.

• Préparer les contrats et bons de commande.

• Élaborer les fiches de fonction (Function Sheets).

• Assurer la transmission des besoins aux équipes opérationnelles.

• Coordonner toutes les étapes de préparation jusqu'à la clôture de l'événement.

Relation Client

• Être l'interlocuteur principal du client avant l'événement.

• Comprendre les besoins spécifiques et proposer des solutions adaptées.

• Gérer les modifications de dernière minute.

• Assurer un suivi qualité après chaque événement.

• Traiter les réclamations et garantir la satisfaction des clients.

Coordination Interne

• Participer aux réunions BEO (Banquet Event Orders).

• Coordonner avec les départements opérationnels concernés.

• Veiller au respect des engagements contractuels.

• Assurer le suivi logistique des événements.

Gestion Administrative

• Assurer l'archivage des contrats et documents.

• Mettre à jour les systèmes CRM et logiciels de gestion des événements.

• Réaliser les rapports d'activité hebdomadaires et mensuels.

• Suivre les paiements et les conditions contractuelles.

Indicateurs de Performance (KPI)

• Chiffre d'affaires MICE

• Nombre d'événements réalisés

• Taux de conversion des demandes

• Satisfaction clients

• Respect des délais de réponse aux demandes

• Revenu moyen par événement

• Taux de fidélisation des clients

• Nombre de nouvelles affaires générées