Assistante administrative

1. Intitulé du poste

Assistante Administration des Ventes (ADV)

2. Mission principale

L’Assistante ADV assure le traitement et le suivi administratif des opérations commerciales, depuis la réception des demandes clients jusqu’au traitement des commandes, devis et échanges avec les différents services de l’entreprise.

Elle veille à assurer un traitement rapide, fiable et rigoureux des demandes clients et à garantir la bonne circulation des informations entre les clients, le service commercial, la production, la logistique et la comptabilité.

3. Principales responsabilités

• Réceptionner et traiter les commandes clients.

• Saisir les commandes dans le système informatique/ERP.

• Préparer et saisir les devis selon les instructions commerciales.

• Assurer le suivi administratif des commandes.

• Traiter les courriels et demandes des clients dans les délais impartis.

• Assurer le suivi des livraisons et communiquer les informations nécessaires aux clients.

• Coordonner avec la production, la logistique et les autres services concernés.

• Signaler rapidement toute anomalie ou difficulté concernant une commande.

• Assurer le classement et l’archivage des documents commerciaux.

• Mettre à jour les données clients et les informations relatives aux commandes.

• Participer au suivi des réclamations clients et transmettre les informations aux services concernés.

• Préparer les documents et tableaux de suivi nécessaires à l’activité commerciale.

• Respecter les procédures internes et les consignes de confidentialité.

4. Objectifs et critères d’évaluation

La rémunération nette mensuelle est fixée à 1 200 TND, versée à la fin de chaque mois.

Ce montant comprend une prime de mission brute, liée à l’atteinte d’objectifs précis, mesurables et atteignables.

A. Respect des délais de traitement

Les objectifs sont notamment les suivants :

• Saisie des commandes : dans un délai maximum de 24 heures à compter de leur réception, sous réserve de disposer de toutes les informations nécessaires.

• Saisie des devis : dans un délai maximum de 48 heures à compter de la réception de la demande complète.

• Traitement des courriels : traitement ou réponse dans un délai maximum de 24 heures ouvrables.

• Assurer le suivi des demandes en cours et éviter toute demande client sans réponse ou sans suivi.

B. Qualité et fiabilité du traitement

• Limiter les erreurs de saisie des commandes et des devis.

• Vérifier les informations avant validation : références, quantités, prix, conditions commerciales et délais.

• Respecter les procédures internes de traitement des commandes.

• Assurer une transmission correcte et complète des informations aux services concernés.

C. Suivi et communication

• Assurer un suivi régulier des commandes en cours.

• Informer rapidement le responsable en cas de problème ou de retard.

• Maintenir une communication professionnelle avec les clients.

• Garantir la traçabilité des échanges et des documents.

5. Compétences requises

Compétences professionnelles

• Bonne maîtrise de l’outil informatique et de la bureautique.

• Maîtrise d’Excel et des outils de messagerie.

• La connaissance d’un ERP constitue un avantage.

• Bonne organisation administrative.

• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.

• Rigueur et attention aux détails.

Qualités personnelles

• Sens de l’organisation.

• Réactivité.

• Ponctualité.

• Rigueur.

• Esprit d’équipe.

• Bon relationnel.

• Sens du service client.

• Capacité à respecter les délais et les priorités.

6. Indicateurs de performance

L’évaluation de la mission pourra notamment être basée sur :

• Le respect des délais de saisie des commandes.

• Le respect des délais de préparation des devis.

• Le délai moyen de traitement des courriels.

• Le taux d’erreurs dans les commandes et devis.

• Le suivi des commandes et des demandes clients.

• La qualité de la communication avec les clients et les services internes.

• Le respect des procédures administratives.

7. Relations fonctionnelles

Le poste est en relation régulière avec :

• Les clients.

• Le service commercial.

• La production.

• La logistique.

• La comptabilité.

• Les achats.

• La direction.