Assistant.e Logistique

Enabel est l’agence belge de coopération internationale. Elle oeuvre pour un monde durable où toutes les personnes vivent dans un État de droit et ont la liberté de s’épanouir pleinement.

Avec ses partenaires, Enabel développe et met en oeuvre des projets visant à relever des défis mondiaux majeurs tels que le changement climatique, les inégalités sociales et économiques, les transitions démographiques, ainsi que la paix et la sécurité.

En qualité d’agence du gouvernement fédéral belge, Enabel met en oeuvre la politique belge de coopération internationale et mobilise une expertise publique reconnue au service du développement durable, en partenariat avec des gouvernements, des institutions européennes et internationales, des acteurs de la société civile et du secteur privé.

Présente dans une vingtaine de pays, principalement en Afrique et au Moyen-Orient, Enabel gère un portefeuille de plus de 200 projets et programmes de coopération avec plus de 2 000 collaborateurs et collaboratrices dans le monde.

Contexte

Dans le cadre du remplacement temporaire de l’Assistante Logistique actuellement en poste, en congé de maternité de fin juin à fin décembre 2026, Enabel en Tunisie recrute un.e Assistant.e Logistique en CDD.

Le/la titulaire intégrera le Hub de services de support, qui assure des fonctions transversales (finances, contrats, logistique, IT) au bénéfice des équipes de mise en oeuvre des projets. Ce Hub comprend notamment un Contract Support Manager, un responsable administratif et financier, un comptable et un gestionnaire des marchés publics.

Description de la fonction

Sous la supervision du Contract Support Manager, l’Assistant.e Logistique d’une part, s’occupe de la gestion administrative du bureau et d’autre part donne un appui à la gestion logistique du bureau, en collaboration avec le gestionnaire de marchés publics afin d’assurer un environnement de travail pour que les collègues puissent se concentrer sur leur coeur de mission.

Il/Elle travaillera en collaboration avec les membres de l’équipe affectés à la mise en oeuvre du programme, et sera principalement chargé des tâches suivantes :

Comme Support Administratif

•Gérer le courrier in/out

•Assurer un soutien administratif général (copies, scanner les documents, …)

•Rédiger des lettres/documents

•Assurer le lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans des textes ;

•Tenir les agendas.

Comme Organisateur

•Assurer l’organisation et le suivi de réunions ou d’évènements internes ou externes afin d’en favoriser le bon déroulement et d’assurer la diffusion d’information à tous les participants.

•Assurer une organisation pratique des réunions (réservation, envoi invitations, matériel de réunion, équipement, …) ;

•Elaborer des rapports de réunions dans des cas spécifiques ;

•Diffuser des rapports/documents vers les principaux concernés.

Comme Support logistique

•Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat et Commander le matériel nécessaire ;

•Contrôler de façon proactive les stocks et gérer le stock ;

•Gérer les petits achats ;

•Préparer les bons de commande et élaborer les ordres de mission ;

•Prendre des dispositions pratiques et apporter un soutien aux missions (réservations d’hôtels, réception à l’aéroport, déplacements, disponibilité des véhicules, etc.) ;

•Fournir un soutien aux projets d'acquisition et de gestion de matériel / d'équipement ;

•Être responsable de l'organisation de réceptions ou d'autres événements ;

•Prendre en charge l'installation sur le site d'équipements tels qu'un rétroprojecteur ou un vidéoprojecteur, un télécopieur et un scanner, et savoir comment les utiliser ;

•Rester en contact avec les fournisseurs et rechercher des informations ;

•Effectuer les formalités d’abonnement telles que l'électricité, l'eau, les services téléphoniques, et veiller à leur bonne utilisation.

Comme Gestionnaire de documentation

•Classer et archiver la documentation de tout type (papier/digital) ;

•Mettre à jour les informations pertinentes (planning, document, serveur, SharePoint…) ;

•Collecter la documentation de façon proactive et la diffuser ;

•Gérer les archives physiques et électroniques ;

•Veiller au respect des procédures d’Enabel et des textes réglementaires en matière de passation et de gestion des marchés, aussi bien pour le fond que pour la forme ;

•Préparer les dossiers d’appel d’offres et les autres documents administratifs relatifs à l’exécution de la prestation ;

•Participer aux séances d’ouverture et d’analyse des offres des prestataires de services et préparation des procès-verbal (PV) y relatifs.

Comme téléphoniste-réceptionniste

•Accueillir et diriger/orienter les visiteurs ;

•Répondre et transférer l’appel vers les personnes concernées ;

•Actualiser la liste téléphonique des contacts professionnels de la représentation (internes et externes) ;

•Appeler les collaborateurs externes sur demande ;

Votre profil

Niveau de formation requis :

-Diplôme d’enseignement universitaire ou non universitaire en comptabilité, en gestion ou équivalent, de niveau bac +2 ou bac +3 ;

Expériences requises et/ou souhaitées :

-Expérience d’au moins 3 ans dans une expérience similaire ;

-Expérience minimum d’une année dans un projet/programme de développement ;

Connaissances requises et/ou souhaitées :

-Bonnes connaissances des techniques d’archivages ;

-Bonnes connaissances des procédures comptables ;

-Bonnes connaissances des procédures des marchés publics ;

-Bonnes capacités rédactionnelles, en français et en arabe ;

-Excellente maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, environnement Windows, logiciels comptables, …) ;

-Capacité avérée en communication et en expression orale ;

-Capacité d’écoute, d’analyse et de synthèse ;

Lors de la sélection, une attention particulière sera accordée aux aspects suivants de sa personnalité :

-Intégrité

-Méticulosité et sens du détail

-Capacité d’adaptation et d’agilité

-Capacité de négocier en situation complexe

-Bon esprit d’équipe et de coopération

-Esprit d’initiative et proactivité

-Intelligence émotionnelle

-Disposé.e à effectuer des déplacements sur le terrain

Nous vous offrons

•Une fonction passionnante, diversifiée dans un environnement multiculturel

•Une place centrale dans une équipe dynamique et engagée

•Un contrat de travail à durée déterminée de 6 mois, basé à Tunis, avec déplacements éventuels locaux

•Un package salarial très attractif composé d’un salaire compétitif en fonction de votre expérience, d’un 13ème mois, d’une assurance complémentaire santé, d’une épargne salariale, d’une prime de scolarité, d’une prime de vacances...