Stage Gestion électronique des documents

1.Définir la GED et ses composants clés

La dégatérialisation des documents repose sur un ensemble de technologies et de pratiques visant à rendre les fichiers exploitables, traçables et sécurisés.

Cette première partie définit les composants essentiels d'une solution moderne : capture, indexation, stockage et accès contrôlé. L'objectif est d'expliquer les notions techniques et d'illustrer des processus concrets pour les équipes opérationnelles, en lien avec la stratégie documentaire globale.

2. Enjeux opérationnels et réglementaires de la dématérialisation

Une fois les composants techniques clarifiés, la dématérialisation transforme les processus internes et impose des exigences réglementaires fortes.

Cette section détaille les enjeux clés pour les directions métiers et informatiques : conformité, optimisation des coûts et capacité d’audit.

L’approche doit viser un retour sur investissement mesurable tout en limitant les risques juridiques et opérationnels.

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3. Structurer les processus métiers avec une solution documentaire

Après l’identification des enjeux, structurer les processus métiers passe par une cartographie claire des documents et des responsabilités. L'approche doit rester pratique : définir les états documentaires, les acteurs par département (Finance, RH, Qualité) et les indicateurs de conformité.

L'objectif est d'assurer traçabilité, accès maîtrisé et efficacité opérationnelle sans complexifier les usages.

4. Déployer une solution de gestion électronique de documents adaptée

Lorsque les processus sont structurés, le déploiement réussi repose sur une approche méthodique : définir les objectifs, sélectionner une solution répondant aux exigences métier et préparer les équipes à l’adoption.

L’architecture cible doit garantir sécurité, traçabilité et interopérabilité avec les outils existants.

5. Optimiser la GED pour la performance

Une fois la solution en place, optimiser la GED pour la performance requiert une stratégie axée sur des résultats mesurables et une amélioration continue.

Cette section décrit des leviers opérationnels : définir des KPI clairs, tirer parti de l'IA et de l'OCR, et assurer une intégration maîtrisée avec les outils métiers pour fluidifier les processus et réduire les coûts.