Office Manager

1. Intitulé du poste

Office Manager

2. Département

Administration / Support Opérationnel

3. Lieu

Lac 2, Tunis

4. Mission principale

L’Office Manager est responsable du bon fonctionnement administratif et logistique du bureau. Il/elle assure la coordination quotidienne des activités, soutient les équipes dans leurs besoins opérationnels et garantit une organisation fluide, efficace et conforme aux procédures internes et externes.

5. Responsabilités principales

A. Support RH

• Gestion des contrats du personnel, dossiers administratifs, congés et pointages.
• Organisation des recrutements (annonces, tri des CV, planification des entretiens).
• Intégration des nouveaux employés (onboarding).
• Organisation des événements avec l’équipe.

B. Gestion administrative

• Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier entrant et sortant.
• Rédaction, mise en forme et archivage des documents administratifs.
• Suivi des contrats fournisseurs (internet, nettoyage, sécurité, assurances…).
• Préparation et gestion des déplacements (billets, hôtels, visas, per diem).
• Organisation des réunions, rédaction des comptes rendus, gestion des agendas.
• Gestion des fournitures de bureau et de l’inventaire.

C. Support comptable et financier

• Préparation des dossiers de paiement et collecte des justificatifs.
• Suivi des factures fournisseurs et relances.
• Gestion de caisse : suivi, tenue des registres et reporting mensuel.
• Coordination avec le service comptable/local ou siège.

D. Coordination logistique

• Organisation des déplacements internes/externes.
• Coordination avec les équipes techniques ou commerciales pour la logistique des projets.

E. Communication & représentation

• Interface entre le bureau, le siège, les partenaires et les fournisseurs.
• Gestion des communications internes (notes, procédures, annonces).
• Participation à la préparation de présentations, rapports et documents officiels.

6. Compétences requises

Techniques

• Excellente maîtrise de Word, Excel, Outlook et outils de gestion.
• Capacités d’organisation, de priorisation et rigueur administrative.
• Connaissance des bases en comptabilité et gestion financière.
• Bonne communication écrite et orale.

Comportementales

• Sens du service, autonomie et proactivité.
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Esprit d’équipe et bonne présentation.

7. Qualifications

• Bac +4 à Bac +5 en ressources humaines, administration, gestion, commerce ou équivalent.
• Minimum 2–5 ans d’expérience dans un rôle similaire.
• Langues : Français et Anglais

Expérience dans une société internationale ou dans le secteur technique (énergie, construction, logistique) est un plus.