Chef de Projet Événementiel

HYVE Travel & Events est une agence spécialisée dans l’organisation d’événements haut de gamme dans les secteurs corporate et médical : congrès nationaux et internationaux, symposiums, workshops, lancements de produits, incentives et événements scientifiques.
Nous accompagnons de grandes sociétés, laboratoires et associations médicales dans la conception, la logistique et la gestion complète de leurs projets événementiels.

Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un(e) Chef de Projet Événementiel motivé, structuré(e) et orienté(e) résultats.

🧩 Vos missions

En lien direct avec la direction et les clients, vous serez responsable de la conception, coordination et exécution complète des projets :

1️⃣ Gestion de projets événementiels (A à Z)

• Analyse du besoin client et élaboration des recommandations.
• Conception et planification des congrès, symposiums, réunions et lancements.
• Élaboration des budgets, devis, rétroplannings et cahiers des charges.
• Coordination interne et externe : hôtels, prestataires, speakers, sponsors, partenaires.

2️⃣ Gestion opérationnelle

• Supervision logistique : hébergement, transports, catering, signalétique, équipement audiovisuel.
• Mise en place et gestion des inscriptions, réservations, prises en charge.
• Présence terrain lors des événements pour garantir une exécution parfaite.

3️⃣ Gestion client & relationnel

• Interface privilégiée avec les laboratoires médicaux, sociétés savantes, comités scientifiques.
• Reporting, suivi régulier, comptes-rendus, gestion des validations.
• Accompagnement stratégique pour optimiser l'expérience participant.

4️⃣ Gestion administrative & qualité

• Élaboration et contrôle des budgets.
• Suivi des factures, contrats et documents réglementaires.
• Mise en place de process qualité et amélioration continue.