Chargé (e) administrative

Objectifs du poste

Assurer la gestion administrative des relations clients et fournisseurs, depuis la réception des demandes jusqu’au suivi des commandes, la réclamation et l’archivage, suivi la livraison et la logistique dans le respect des procédures internes

Principales Missions et Responsabilités

Administration Client

·  Réception, traitement et suivi des commandes clients.

·  Rédaction et envoi des devis, proformas et offres commerciales.

·  Mise à jour des bases clients (tarifs, contrats, coordonnées…).

·  Coordination avec la logistique pour la préparation et la livraison.

·  Suivi des paiements et relances clients en collaboration avec la comptabilité.

·  Gestion des réclamations et retours : analyse, ouverture de dossier, suivi de résolution.

·  Préparation des dossiers d’export (si applicable).

Administration Fournisseur

·  Réception et traitement des demandes d’achat internes.

·  Consultation et sélection de fournisseurs selon les besoins.

·  Réalisation de demandes de prix et de proforma.

·  Passation et suivi des commandes d’achat.

·  Gestion des délais de livraison et relances fournisseurs.

·  Contrôle des factures fournisseurs en lien avec la comptabilité.

Tâches Transversales

·  Archivage et classement physique et numérique (commandes, bons de livraison, factures…).

·  Mise à jour des tableaux de bord (commandes, réclamations, prix…).

·  Contribution à l’amélioration des procédures internes.

·  Participation aux audits internes/externes (qualité).

6. Compétences Requises

Techniques

·  Connaissances de base en gestion commerciale et achats.

·  Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, ERP).

·  Connaissance des documents commerciaux (BL, facture, devis…).

·  Notions de logistique et incoterms

·  Forte communication à la négociation

Comportementales

·  Rigueur et organisation.

·  Sens du service client.

·  Facilité de communication.

·  Capacité d’analyse et résolution de problèmes.

·  Esprit d’équipe.

7. Formation
Bac+5 / Bac+6 en gestion, commerce, administration, logistique ou équivalent.
La maîtrise de l’anglais et de l’allemand (à l’oral et à l’écrit) est exigée

8. Expérience

Débutant accepté ; expérience souhaitée dans un poste similaire (administration commerciale ou achats).

9. Horaires

Selon la politique interne de l’entreprise.

10. Mobilité

Déplacements occasionnels à l’étranger (réception fournisseurs, livraison client, salon).