Assistante Admin et Finance de Programme

L’assistant/e sera appelé/e à :

1. Assurer la correcte comptabilité des programmes dans le respect des procédures , à travers la mise à jour des systèmes de comptabilité internes

2. Contribuer à l’élaboration de la documentation de nature administrative et financière nécessaire afin de garantir la correcte réalisation des activités des programmes cités ci-dessus, (y inclus recherches de marché, demandes de devis, mis à jour de la liste des fournisseurs préférentiels, préparation des notes techniques justifiant les dépenses et les procédures d’achats à suivre, rapports concernant les procédures d’achats suivies, etc. );

3.Interagir avec les fournisseurs, prestataires, sur les questions administratives, financières et fiscales ;

4. Contribuer au suivi de l'exécution et de la clôture des contrats d’un point de vue administratif et financier et contribuer à la préparation et gestion de toute documentation annexée ;

5. Contribuer à la planification et organisation logistique des évènements, des missions et autres activités réalisées dans le cadre des programmes cités ci-dessus (location des salles, transports, prise et maintien des contacts avec les fournisseurs etc.) ;

6. Assurer la gestion des stocks (matériel consommable, bureautiques, etc) et des équipements mis à la disposition des membres de l’UGP, y inclus à travers la mise à jour périodique de leur inventaire. Veiller à la consommation des véhicules utilisés par les programmes ;

7. Assurer le suivi des présences /absences des membres de l’UGP et les démarches administratives relatives (y inclus la vérification, pour validation du réfèrent, des Fiches de Temps du staff de l’UGP)

8. Contribuer aux processus d’évaluation des propositions de subvention au Fonds d’Appui aux investissements des programmes et au suivi de leur exécution administrative et financière, conformément aux procédures prévues par les contrats de subventions ;

9. Assurer un archivage correct, complet et à temps (physique et électronique) de tout document comptable, financier, administratif concernant la gestion des programmes ;

10. Réaliser d'autres tâches au besoin.