Assistante de Direction

L’Assistante de Direction est chargée d’organiser et de gérer le planning du Directeur Général, de participer à la communication interne et externe de la banque et d’assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés.

Missions et Responsabilités de l'Assistante de Direction:

-Assister le Directeur Général/ Chairman dans l’organisation de son emploi du temps et de ses activités professionnelles. -Prendre et confirmer les rendez-vous du Directeur Général/ Chairman en fonction de son emploi du temps hebdomadaire. -Recevoir, analyser et filtrer les appels téléphoniques (internes et externes) à l’attention du Directeur Général/Chairman. -Transmettre et orienter les appels au destinataire approprié selon le besoin exprimé. -Prendre note et communiquer les messages reçus en absence. -Communiquer tout courrier adressé ou élaboré par le Directeur Général/Chairman (classique ou électronique) -Préparer et faire valider les réponses relatives au courrier protocolaire Effectuer, en cas de besoin, la saisie de tout courrier, note, présentation, etc… élaborer et proposer un premier projet le cas échéant. -Accueillir et introduire les visiteurs ayant pris rendez-vous ; introduire les visiteurs sans rendez-vous en fonction de la disponibilité du Directeur Général/Chairman, gérer les rendezvous avec les collaborateurs. -Organiser les missions du Directeur Général/Chairman : rendez-vous, déplacements (local; international), réservations (hébergement et transport). -Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…). -Jouer un rôle de régulateur quant aux flux d’informations entre le Directeur Général et les Unités de la Banque ; optimiser la circulation des données (sélection, validation et confidentialité) -Assurer la coordination et le suivi des demandes du Directeur Général avec les différentes Unités de la Banque. -Gestion des Revues/Journaux. -Assurer le suivi des correspondances et reportings avec la BCT, APTBEF,etc…, alerter d’avance sur les délais d’envoi et informer la Direction Générale en cas de -Gestion des clients VIP. 

Connaissances Requises:

 -Maitrise des outils bureautiques -Solides connaissances en secrétariat. -Assimilation des techniques de classement et d’archivage -Maitrise des modalités d’accueil professionnel Compétences en prise de notes -Assimiler les normes rédactionnelles Arabe, Anglais, Français

 Attributs Personnel : 

-Sens de la discrétion et de la confidentialité -Sens de l’organisation et d’anticipation -Bon relationnel et diplomatie -Capacité d’adaptation -Personne de confiance