Assistante de direction

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• • Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
  • Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
  • Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
  • Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
  • Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
  • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
  • Gérer les notes de frais.
  • Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
  • Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
  • • Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
    • Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
    • Connaissances en gestion administrative
    • Connaissance des normes rédactionnelles
    • Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
    • Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
    • Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
    • Maîtrise de l’organisation d’événements

  RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE

  • P-DG
  • DAF

Permis de conduire exigé