Assistant(e) personnel/de direction

Assistant(e) personnel/de direction

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) assistant(e) personnel / de direction qui sera la force de soutien de notre dirigeant. La personne idéale pour ce poste est une personne de confiance proactive, capable de résoudre des problèmes, dotée de compétences exceptionnelles en matière de communication et d’une attention méticuleuse aux détails. Elle aura une expérience préalable du travail dans un environnement de bureau, de l’exécution de tâches administratives et du soutien à la direction. Compte tenu de la nature changeante du paysage exécutif, nous comptons sur nos assistantes pour faire preuve de flexibilité et de prévoyance, tout en préservant les confidences liées aux systèmes et opérations de haut niveau.

Objectifs de ce poste

·  Principale responsabilité de soutenir le DG, fournir un soutien à l’équipe selon les instructions, afin de garantir que les buts et objectifs de l’entreprise sont atteints et que les opérations se déroulent efficacement.

·  Maintenir et affiner les processus internes qui soutiennent les dirigeants dans l’ensemble de l’entreprise, en coordonnant les ressources internes et externes pour accélérer le flux de travail.

·  Gérer la communication entre la direction et les employés, en assurant la liaison avec les vis-à-vis internes et externes pour divers projets et tâches.

·  Planifier et orchestrer le travail pour s’assurer que les priorités des cadres sont respectées, que les objectifs de l’organisation sont atteints et que les meilleures pratiques sont respectées

Responsabilités quotidiennes et mensuelles

·  Gérer l’emploi du temps professionnel et personnel du DG, y compris les agendas, le courrier, les e-mails, les appels, les préparatifs de voyage, la gestion des clients et d’autres aspects organisationnels de l’entreprise.

·  Gérer, organiser et préparer les déplacements dû dirigeant et les activités connexes, y compris les réservations d’hôtel, le transport et la coordination des repas.

·  Assurer un soutien administratif et de bureau, tel que les courriers les rapports les PV de synthèses, la prise de notes, la création de feuilles de calcul, l’envoi des emails et la gestion du système de classement et de la base de données des contacts.

·  Maintenir le professionnalisme et la stricte confidentialité de tous les documents, et faire preuve de discrétion lors des contacts avec l’entreprise.

·  Organiser les communications de l’équipe et planifier les évènements, tant en interne qu’à l’extérieur.

·  De bonnes capacités rédactionnelles ainsi qu’une très bonne organisation. Très disponible, 

Compétences et qualifications

·  4 ans d’expérience dans un rôle administratif relevant directement de la gestion supérieure

·  Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale

·  Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à organiser et à coordonner plusieurs projets à la fois.

·  Maitrise de Microsoft Office et d’autres outils de productivité bureautique, et aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.

·  Esprit d’équipe flexible, prêt à faire ce qu’il faut pour que le travail soit fait ; adaptable et aimant les défis.

·  Capacité à préserver la confidentialité de l’entreprise

Qualifications souhaitées

Bac +3 ou plus

Expérience de la supervision des budgets et des dépenses
Expérience de l’élaboration de processus internes et de systèmes de classement

Permis de conduire souhaiter

Maitrise de l’anglais est un atout.