Assistant(e) de Direction expérimenté(e)

Contrat : CDI

Les candidatures (CV + une lettre de motivation + copies des diplômes) 

L’objet du mail devra mentionner : Candidature pour le poste Assistant(e) de Direction

Dernier Délai d’envoi de la candidature : le 9 juillet 2023 à minuit

Fiche de poste

Ø  Accueil des artistes, curateurs et autre personnes VIP invités par la Fondation

Ø  Gestion des rendez-vous et appels téléphoniques des membres de l’équipe

Ø  Gestion de l’agenda de la Vice-présidente et organisation de ses réunions, déplacements et rendez-vous : confirmer ou décliner ses participations ou présences, adapter les créneaux de disponibilités en fonction des demandes et tenir compte des décalages horaires

Ø  Assistance directe de la Vice-présidente et suivi de ses courriels 

Ø  Organisation des déplacements professionnels de toute l’équipe : réservation de billets d’avion, d’hôtels et de transferts

Ø  Organisation des réunions de l’équipe et centralisation de l’ordre du jour

Ø  Rédaction des supports de communication interne : comptes rendus, notes…

Ø  Centralisation des informations et communication des rapports en interne et externe : décisions de la direction, mises à jour dans les procédures de fonctionnement…

Ø  Suivi des passations lors des changements dans l’équipe et assistance des nouvelles recrues dans le processus des prises de fonction

Ø  Envoi des newsletters et des invitations aux événements artistiques et culturels : manipulation des plateformes Mailchimp et Paperless Post

Ø  Gestion de la base de données des contacts

Ø  Gestion de l’adresse e-mail « Contact »

Ø  Mise à jour de la grille des congés de l’équipe (congés annuels, absences, maladies, etc.)

Ø  Archivage (papier et numérique)

Ø  Commande du matériel et des fournitures de bureau, vérification de la conformité des livraisons et gestion du stock

Ø  Gestion de toute la logistique (transport international et interne, hébergement, hospitality, etc.) lors des événements artistiques et culturels (en individuel et en équipe)

Ø  Coordination du volet événementiel et catering

PROFIL RECHERCHÉ : Depuis au moins 5 ans, vous avez évolué sur un poste similaire et êtes reconnu(e) pour votre aisance relationnelle, votre sens de l'anticipation, votre rigueur et votre capacité à trouver des solutions. Organisé(e), diplomate et enthousiaste, vous avez une autorité naturelle associée à une grande conscience professionnelle ainsi qu'à un sens du service et de la discrétion. Vous maîtrisez l'outil informatique (Excel, word, Powerpoint) ainsi que les langues française et anglaise à l’oral comme à l’écrit. Vous partagez avec nous les valeurs de l’excellence, le dévouement pour le travail et la loyauté.

Diplômes requis (à titre indicatif) :

BTS Assistant(e) de direction

BTS Tourisme

Langues (bonne maîtrise) :

Arabe

Français

Anglais