Team Assistant - chargée de l'accueil

Chargé de l’accueil, du planning, des rendez-vous et de l’administratif, l’assistant fait l’interface entre les membres d’une entreprise et ses relations avec l’extérieur, clients, fournisseurs et prestataires. Une fonction indispensable, aux missions plus élargies que du simple travail de secrétariat.

Organisation:

•Traiter les appels entrants et autres communications

•Trier et distribuer les courriers et communications aux services concernés en temps et en heure (externes internes) :

•Pointage et remise aux fournisseurs de l’ensemble des règlements (par chèque contre décharge).

•Gestion quotidienne du courrier parvenant des magasins : tri, pointage et dispatching aux services concernés (RH, Finance, compta, achats…)

•Veiller à ce que la salle d’archive soit en ordre, propre et rangée, en limiter l’accès

•Mettre à jour régulièrement les listes de contacts et les partager.

•Gérer les fournitures, le niveau d’approvisionnement, effectuer et suivre les commandes en étroite collaboration avec les achats (excepter MOS).

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-Coordination et Organisation des voyages :

•Organiser les déplacements en réservant l’hébergement et les réservations tout en respectant les procédures.

•Aider à coordonner les événements si besoin.

•Organiser les chauffeurs en collaboration avec RH lors de visites des partenaires.