Chargé administratif et comptable

1.  Missions principales et tâches :

1.  Axe Administratif :

·  Réaliser des opérations de gestion courante

o  Gestion des cotisations

o  Recouvrement des entreprises

o  Gestion des registres

o  Classement et archivage

·  Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, contacts, entreprises,..)

·  Réceptionner, enregistrer, classer et distribuer le courrier.

·  Gestion des relations avec les institutionnels

o  Présidence du Gouvernement

o  Recette de finance

o  Bureau d’emploi

o  …

·  Effectuer l’inventaire à mi-parcours et fin d’année

·  Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés

·  Collecte de devis et gestion de portefeuille

·  Organiser la logistique relative aux réunions, du local et IT (internet, téléphone,..)

·  Support activité nécessitant un déplacement

2.  Axe Comptabilité et finance :

·  Réception, vérification et classement des pièces comptables à jour

·  Gestion des commandes et de facturation

·  Gestion des journaux comptables et relation avec le comptable

·  Répartir les factures par sessions analytiques

·  Préparer les paraphes de signature et les paiements des prestataires

·  Coder, totaliser, réunir en lots, consigner dans un registre et saisir à l'ordinateur, et vérifier et rapprocher des transactions, telles que les comptes fournisseurs et clients, la paie, les commandes, les chèques, les factures, retenue à la source, les demandes de chèques, suive des paiements en ligne et les relevés bancaires;

·  Suivi bancaire et gestion de relation avec la banque

·  Rapprochement bancaire mensuel

3.  Axe Logistique :

Il assure le support logistique de tous les événements

  i.  Logistique Forum

·  Gestion de relation avec les entreprises sur ce qui est :

o  Logistique du lieu et des stands,…

o  Collecte et suivi des éléments marketing

o  Contrôler le bon déroulement du montage, du démontage et de l'ensemble de la manifestation (planning fournisseurs, qualité, gestion des problèmes rencontrés)

o  Assurer la permanence technique auprès des exposants

o  S'assurer de la satisfaction du client

o  Relecture des fiches entreprises

·  Coordonner avec l’agence événementielle sur tout ce qui est :

o  Collecte des éléments

o  Gérer des documents synthétiques partagé via drive (BC, éléments catalogues, bannières,..)

·  Support sur tout ce qui est démarchage des entreprises

·  Assurer la gestion des flux et la signalétique

·  Mobiliser et superviser les stagiaires le jour J-1 et le jour J

·  Gestion des invitations (impression, publipostages, diffusion,..)

·  Suivi et édition de l’enquête de satisfactions des entreprises et des visiteurs

·  Gestion des affichages via les écoles, bureau d’emploi, urbain,…

  ii.  Logistique du reste des événements

·  Envoi des invitations par fax ou par porteur

·  Préparatifs des documents pour le jour J

·  Phoning et smsing à la base ATUGE

·  Assistance le jour j

·  Elaborer les états financiers