Description de l'annonce:

Sous la supervision du spécialiste de passation de marchés et logistique et du responsable de services d’appui, l’assistant(e) assumera les tâches suivantes :

1. Assurer  la mise en œuvre du service des achats, en mettant l'accent sur ​​l'atteinte des résultats suivants:

• Assurer le respect  intégral des règles et des procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés ;
• Aider le spécialiste de passation de marchés à organiser le processus des achats, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements de l’UNOPS, ainsi qu’à la préparation des plans d'achats du bureau et/ou des projets et suivre leur exécution ;
• Créer des bons de commande (POs) sur le système oneUNOPS et vérifier s’ils sont dûment préparés, approuvés et expédiés ; et si cela nécessite prendre des mesures correctives sur les POs, ainsi que vérifier les erreurs de budget et s’il y a lieu d'autres problèmes ;
• Participer à l'élaboration des procédures opérationnelles standards en matière d’acquisition des  biens/services/travaux, en consultation avec le superviseur direct ;

2. Soutenir le processus de gestion des contrats et de l'approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Appuyer le spécialiste de passation de marchés et logistique dans le processus d’approvisionnement notamment, la préparation des documents  de consultation (RFQ, ITB ou RFP), propositions pour leur évaluation préliminaire, demandes d’adjudication, suivant le plan de passation des marchés du bureau et/ ou projets ;
• Développer et mettre à jour une base de données pour les fournisseurs, ainsi que les enregistrer sur le système

3. Fournir  au bureau et/ou projet un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d'approvisionnement ;
• Participer à l’assurance de la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l'accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l'inventaire a été fait ;
• Veiller à ce que toutes les pièces justificatives qui faciliteront la vérification et le contrôle soient disponibles.

4. Assurer le partage des connaissances au sein du bureau/projets pour atteindre les résultats suivants :

• Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats ;
• Contribution aux réseaux de connaissances et communautés de pratique ;

Réaliser toute autre activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements.

L’impact sur les résultats:

• Bon montage de dossiers liés au processus de passation de marché ;
• Bonne gestion des fournisseurs ;
• Service rendu aux équipes du projet sur le terrain concernant l’achat et l’expédition des équipements et biens.

Formation:

• Diplôme secondaire + minimum de 4 années d'expérience significative,
• Maitrise / Master en achat, logistique, gestion et/ou finance avec expérience souhaitable de préférence dans la gestion financière, administration ou en achat ou tout autre domaine connexe sera un atout 

Expérience :

Ayant des responsabilités similaires, dans les marchés, la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la logistique (services de support administratif de financement sera un atout), de préférence dans de l'ONU ou dans d'autres grandes organisations internationales, y compris les ONG. 

Langues :

Maitrise de la langue française et arabe lu, parlé, et écrit
Niveau intérmediaire en anglais