Description de l'annonce:

Cloud Temple Tunisia est le fruit de la Joint-Venture entre Poulina Group Holding et Dragonfly France (groupe Neurones). Agée de seulement trois ans, elle compte aujourd’hui une équipe jeune et dynamique de 30 collaborateurs travaillant en binôme avec les équipes françaises.

Etant en pleine expansion, elle cherche à recruter une assistante polyvalente  afin d’assurer les tâches qui lui seront assignées.

Missions :

Au sein d’une équipe jeune et dynamique, vous aurez pour mission :

·  Recevoir les visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger et gérer leurs interventions, noter les messages et planifier les rendez-vous

·  Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques

·  Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger

·  S'occuper de l'organisation des déplacements de membres de l'équipe ou du responsable

·  Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer

·  Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)

·  Surveiller et contrôler l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure

·  Procéder à l'indexation et à l'archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels,...

·  Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)

·  S'occuper du suivi administratif des dossiers du personnel et mettre en place la logistique des formations et des recrutements

·  S'occuper de la gestion administrative et comptable d'une structure

·  Organiser l’agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances.

·  Rappeler des informations importantes et transmettant des messages

·  Organiser les déplacements

·  Organiser, suivre et assurer le recrutement

·  Veiller au respect de la charte de l’entreprise

Compétences :

L’assistante doit maîtriser

-  Les notions d’organisation et de gestion du temps,

-  Le fonctionnement des services de la collectivité,

-  Le français et l’anglais, à l’oral comme à l’écrit,

-  Les règles d’expression orale et écrite de qualité,

-  Le vocabulaire professionnel du service,

-  Les techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc…)

-  Les règles d’orthographe, syntaxe et grammaire,

-  Les logiciels de bureautique,

-  Le fonctionnement d’internet,

-  Les tableaux de bord et outils de planification et de suivi,

-  Le standard téléphonique,

-  Les principes rédactionnels de la note de synthèse,

-  Les principes rédactionnels du compte rendu.

Elle doit aussi :

-  Savoir écouter,  Savoir communiquer,  Savoir organiser,  Savoir prioriser,  Etre disponible,  Etre réactive et pertinente dans ses propos,

-  Avoir un esprit de synthèse, d’analyse,

-  Savoir travailler en équipe,

-  Veiller au respect des délais et procédures (connaître les règles administratives).

-  Etre discrète

-  Respecter la confidentialité

-  Faire preuve de réactivité, d’une grande capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative et de résistance au stress et à la pression.

-  Travailler avec méthode et organisation

-  Avoir une bonne présentation, une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie.

Niveau requis : 

Diplôme : titulaire d’un Bac + 1 ou plus.

Des études en juridique seraient un plus.

Lieu du travail : Centre Urbain Nord