Description de l'annonce:

Environnement :

Au sein d’une équipe de 11 permanents, le/la gestionnaire facturation aura en charge, sous l’autorité du Responsable Administratif et Financier, l’ensemble des opérations comptables liées au poste Client : facturation, comptabilisation, relance/recouvrement. Il est chargé du suivi de toutes les opérations comptables et administratives relatives au portefeuille clients qui lui est confié, à partir de l’instant où la relation contractuelle a été établie.

Par ailleurs, il intervient sur l’ensemble des activités liées à la gestion du service client notamment dans la mise en place et le suivi de la relation avec le client ainsi que dans la mise en place et suivi de la relation avec les organismes Financeurs.

I - Mise en forme des dossiers

-  Réceptionner le contrat, le synthétiser, créer et saisir la fiche client sur les différents outils métiers (notamment Sage Commercial)

-  Assurer la relation avec le responsable de secteur pour mise en place sur le terrain

-  Assurer la gestion des réclamations quotidiennes liées à la facturation de nos clients.

-  Le suivi régulier et la mise à jour de la base de facturation (nouveau contrat, résiliation, up-grade, etc.),

II - Facturation des prestations réalisées : Gestion & Suivi

-  Effectuer la facturation mensuelle des clients en lien avec les opérationnels.

-  Contrôler les documents transmis par les agences : attestation de présence, annexe de pré facturation.

-  Mettre à jour les tarifs en l’absence de la Responsable Facturation.

-  Edition et envoi des factures.

-  Calculer et comptabiliser les provisions de clôture mensuelle et annuelle (FAE).

-  Assurer le suivi et l’analyse de la balance âgée.

-  Traiter les litiges et les impayés en lien avec le Responsable Facturation.

-  Travailler régulièrement en liaison avec les services exploitation afin d'améliorer la relation clients et d’obtenir les éléments de facturation et de règlement dans les meilleurs délais.

-  Assurer l’émission et le suivi des avoirs éventuels.

-  Assurer la gestion de la relation avec le Factor.

-  Faciliter et optimiser la circulation de l'information avec l'ensemble des services afin d’améliorer le processus de facturation.

-  S’assurer du bon règlement de nos factures dans le respect des procédures et des objectifs fixés par la hiérarchie.

-  L'assistance au Responsable Administratif et Financier sur différentes missions transverses et/ou ponctuelles et la gestion de relation avec les divers intervenants extérieurs (CAC, auditeurs,...).

III - Analyse, contrôle et reporting

-  Contrôler la comptabilité des opérations de ventes et de règlements

-  Mettre en place des outils de contrôle nécessaires pour réduire le délai de paiement

-  Mettre en place des process de suivi impliquant l'ensemble des acteurs (Comptabilité, commerce, opérations, facturation...)

-  Effectuer un reporting régulier des éléments vers la comptabilité Tiers et la Comptabilité Générale

-  L'élaboration du tableau de bord à destination de la Direction,

-  Etre garant de l'application de la politique tarifaire de l'entreprise

-   Remontez les dysfonctionnements à votre hiérarchie

IV - Recouvrement

-  Saisir les règlements

-  Assurer le suivi de la facturation (impayés) : relance - recouvrement (téléphone, mails, courriers, …) en relation avec la direction juridique

-  Editer les lettres de relances

-  Editer les lettres de mise en demeure

-  Optimiser des délais de règlement clients et l'amélioration de la procédure de recouvrement en liaison avec les services comptable et juridique, 

-  Identifier et la comprendre les raisons d'absence de paiements ainsi que la mise en place de processus de recouvrement en étroite collaboration avec le service exploitation

V - Gestion technique de l’outil informatique

-  Sage Gestion commercial

-  Excel

Les missions et attributions indiquées ci-dessus ne présentent ni un caractère exhaustif, ni un caractère définitif et peuvent être modifier en fonction des évolutions des services en lien avec la qualification et l’expérience.

Formation

Niveau Master ou équivalent

De formation comptabilité et ou de gestion

Compétences

-  Bonne connaissance du cadre réglementaire

-  Aisance dans l’expression écrite et communication orale en Français afin de contribuez à l’image de marque de la société ADIATE.

-  Bonne maîtrise des logiciels bureautiques

-  Conception et mise à jour des tableaux de bords

-  Assurer le suivi des procédures internes

-  Polyvalence

-  Capacité de compréhension des spécificités de chaque secteur

-  Organisation & methodes

-  La connaissance de l'outil SAGE (Sage Ligne 100 et SAGE Gestion Commerciale) et sera fortement appréciée

-  La maîtrise d'Excel est exigée

Expérience

Au minimum 3/4 ans

Une expérience du secteur de transport de personne à mobilité réduite serait un plus

Qualités

-  Aisance relationnelle afin de pouvoir communiquer avec tous les salariés de l'entreprise.

-  Rigueur et exigence dans la qualité de toutes les tâches comptables ;

-  Empathie, rigueur ;

-  Sens des priorités

-  Capacité à garder une grande réserve sur l'ensemble de l'information stratégique et financière

Prise de fonction souhaitée ASAP / URGENT