Description de l'annonce:

ASSISTANTE DE DIRECTION

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Missions et Activités principales :

1.Organisation permanente de la vie professionnelle de l’équipe de direction 

• Organiser l’agenda et prendre des rendez- vous en fonction des priorités

• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages

• Organiser les déplacements professionnels (Préparation des dossiers de visa, Billetteries, hébergements…)

• Hiérarchiser l’urgence des demandes

2.Réalisation et mise en forme des travaux bureautiques

• Prendre des notes et mettre en forme tous les types de courriers

• Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers

• Organiser  le classement et l’archivage des dossiers.

3.Accueil téléphonique et physique au secrétariat

• Renseigner les interlocuteurs et relayer vers l’interlocuteur compétent

• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques.

4.Gestion des courriers et bureau d’ordre (Tri, classement archivage des documents)

• Traiter le courrier (réception, dispatching, départ…)

• Trier, classer et ordonner els dossiers et documents de manière simple et accessible

• Anticiper les commandes de fournitures nécessaires pour le fonctionnement du service

5.Suivi de la planification des réunions et de l’agenda de l’équipe

• Assurer les moyens logistiques et préparer les réunions planifiées (Aménagement de la salle de réunion et mise à disposition des moyens nécessaires)

• Respecter les délais de transmission des documents et de l’ordre du jour avant la réunion

Profil Requis:

1.FORMATION INITIALE & EXPERIENCE

1.1Niveau du diplôme :

-Licence en langues appliquées (Anglais des affaires, Traduction, communication)

1.2 Années d’expériences :

Dotée au moins de 2 ans d'expérience consécutive auprès d'un même employeur à un poste similaire

2.COMPETENCES REQUISES &HABILITES

2.1 SAVOIR & SAVOIR FAIRE

• Techniques et outils de communication

•Techniques rédactionnelles des courriers en arabe, français et anglais.

•Maitrise des logiciels de bureautique.

•Fonctionnement de l’internet et l’intranet.

• Techniques de classement, d’archivages et de la gestion du bureau d’ordre

• Standard Téléphonique

•Gestion des priorités , du temps et de l’agenda

•Trilingue : en lecture, orale et écriture

•Modalités d'accueil

2.2 SAVOIR-ETRE

• Sens de discrétion et de confidentialité des informations traitées et communiquées

•Aisance relationnelle et sens de la diplomatie

• Sens aigu de la communication : S’exprimer de façon claire et concise

• Sens d’adaptation à des taches, des tempéraments diverses et aux imprévus et savoir trouver les solutions

• Prise d’initiative et savoir déceler les urgences

• Vivacité, sens de tact, courtoisie, sociabilité et ouverture

• Sens de l’ordre , d’organisation et de ponctualité

• Résistance au stress e à la pression

•Aptitude à travailler en équipe

2.3 CONDITIONS D’EXERCICE

• Bonne présentation : Etre Soigneuse de son apparence physique et vestimentaire, de ses attitudes et comportements

• Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations du service et de la demande de son chef.

• Avoir une bonne mémoire, visuelle et auditive

• Résidence au gouvernorat de Zaghouan  ou Ben Arous ou Nabeul