Comment organiser une réunion efficace ?

Dernière mise à jour 6 mars 2013.

Comment organiser une réunion efficace ?

Pour la première fois de votre carrière, vous avez en charge l’organisation d’une réunion avec l’ensemble de l’équipe. Il est clair que le stress bat son plein et la charge de travail vous semble immense ! En suivant ces quelques conseils, vous pourrez améliorer vos chances de réussir cette réunion.

La préparation de la réunion

Des objectifs clairs : Inutile de vous dire qu’une réunion non préparée et une réunion ratée ! Une grande étape précède la réunion et elle est souvent catégorique pour la suite. La première question à vous poser concerne l’objectif de cette réunion. Qu’attendez-vous de cette réunion ? Une meilleure performance de mes équipes, des actions précises… ?

L’ordre du jour de la réunion : c’est une erreur d’établir l’ordre du jour avant vos objectifs. Bien au contraire, votre plan d’action ou ordre du jour de la réunion découle de vos objectifs. Il s’agit de l’ensemble des points que vous allez traiter pour atteindre vos objectifs.

Détaillez chaque idée et n’oubliez pas l’introduction (pour expliquer l’intérêt de cette réunion) et la conclusion (doit-on fixer une autre réunion? A-t-on atteint les objectifs de cette réunion ?)

Un petit conseil : de préférence, préparez la réunion quelques jours avant, puis révisez la veille. Cela vous évitera d’être sous pression le jour J. vous devez maitriser toutes vos idées, pour gagner la confiance de vos partenaires.

Pendant la réunion

Il faut la conduire de manière efficace. Dès le départ, fixez-vous un timing, présentez les membres de la réunion s’ils ne se connaissent pas. Durant l’introduction de cette réunion qui devra être brève, votre ton doit être confiant afin de montrer que vous maitrisez tous les points.

Par la suite approfondissez chaque point de votre présentation. Assurez-vous que toutes les idées sont claires. Pour cela, n’hésitez pas à vous arrêter et à demander « est-ce que c’est clair pour vous ? », si un collaborateur exprime une idée, n’hésitez pas à reformuler pour voir si c’est clair pour tous.

Même si vous êtes pris par le temps, ne sautez pas la conclusion car elle permet de cadrer les choses et montre que vous maîtrisez votre sujet. Vous faites là une synthèse de ce qui a été dit précédemment. Encouragez vos collègues à poser des questions. Vous devez être en mesure de répondre à toutes leurs interrogations que vous avez envisagées préalablement.

Soignez votre posture, vos gestes et votre élocution. Ne fixez pas une personne en particulier mais balayez tout le public de votre regard. Accordez la parole aux intervenants de façon équitable. Pour les plus timides, essayez de les impliquer à prendre la parole en public.

Lire également

Savoir travailler dans l'urgence !

Recherche passive d'emploi : Quelques conseils pour être en veille !

Article suivant

Article précédent

Articles similaires