Le désordre organisé pour une meilleure efficacité

Dernière mise à jour 17 décembre 2012.

Le désordre organisé pour une meilleure efficacité

Avez-vous déjà vu la photo d'un PDG ou d'un homme d'affaires réputé assis à un bureau dont l'espace de travail n'est pas dégagé ? L'inaptitude à garder son bureau rangé renvoie une image d'inefficacité ; la personne désorganisée n'étant pas habilitée à assumer des fonctions importantes.

Aux Etats-Unis, certaines grandes entreprises [General Motors, Le New York Times pour ne citer qu'elles] imposent à leurs employés, que ce soit à travers le règlement intérieur ou selon un code de conduite, de maintenir un espace de travail dégagé. Dans ce genre d'entreprises, la seule manière convenable d'empiler les documents sur un bureau est « à l'horizontale ». Il en est tout autre dans le domaine universitaire et de la recherche. Des scientifiques renommées comme Albert Einstein ou le prix Nobel Robert Fogel étaient réputés pour leur désordre. Ce dernier, ne pouvant plus placer de documents sur son bureau, en fit installer un autre juste à côté.

Mais le désordre est-il le propre des « génies » ? Un bureau rangé et organisé aurait-il permis à ces personnes de se surpasser encore ?

La réponse est, étonnamment, négative. Deux chercheurs américains, auteurs d'un livre intitulé « The Myth of Paperless Office » (« Le mythe du bureau sans papier ») affirment qu'un bureau en désordre peut constituer un espace très fonctionnel.

En effet, ranger prend du temps. Pour garder un bureau vide, il faut lire, trier, jeter, ranger ou confier à un collaborateur tous les documents qui vous sont destinés, et ceci au détriment de votre travail réel. Si vous choisissez de tout cacher dans un tiroir sans passer par cette opération, l'effort, et par conséquent le temps, sera double lorsque vous devrez chercher ledit document.

Certains coachs professionnels conseillent d'adopter la formule du « one-touch », également appelée le « reçu-traité ». Elle consiste à effectuer la tâche associée au document au moment même où vous le recevez. Vous pourrez par la suite, le ranger, le jeter ou le passer à quelqu'un d'autre. Cette technique, a priori intéressante, puisque tous les documents présents sur votre bureau finiront par être traités, a un inconvénient majeur : elle ne prend pas en compte les différentes échéances. Ainsi, vous pourrez perdre toute une journée à classer des factures ou à remplir des formulaires alors que vos supérieurs hiérarchiques attendent que vous leur remettiez dans trois jours un rapport primordial pour votre carrière

Un bureau en désordre peut, quant à lui, s'avérer un excellent moyen de hiérarchisation. Inconsciemment, les dossiers les plus urgents ou les plus importants « grimperont » en haut des piles car vous aurez tendance à vouloir les garder à portée de main, alors que les documents de moindre importance se retrouveront logiquement vers le bas. Vous gagnerez donc entre une heure par jour et une heure par semaine à vouloir à tout prix ranger votre bureau.

Maintenu à un niveau raisonnable, le « désordre organisé » peut donc s'avérer être un allié taille pour améliorer son efficacité au bureau.

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